Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа

В этой статье постарались полностью описать тему: "Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа" и прокомментировать ее для неопытных людей. Если у вас по мере прочтения возникнут вопросы обратитесь к консультанту.

Больничный лист – официальное подтверждение того, что мы имеем право на то, чтобы остаться дома, при этом без последствий для нас. Конечно, работодатель может быть недоволен тем, что срок больничного листа немал, однако, по закону он не имеет права препятствовать работникам остаться дома. Больше того, после передачи больничного листа в организацию, компания обязана данный документ хранить. Правильная организация хранения этого документа, а также иных бумаг, касающихся работника, подразумевает заведение журнала учета больничных листов. Образец ведения этого журнала мы предоставим сегодня в нашей статье и объясним тонкости обращения с ним.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа 74

Журнал учета больничных листов: образец

Какие цели преследует ведение журнала

По закону работодатель не обязан вести журнал, однако, это все же желательно, и кроме того, весьма целесообразно. Подтвердить искомую полезность данного документа очень просто, ведь он выполняет несколько практических задач, которые без него сделать очень непросто.

  1. Журнал оказывает помощь в процессе отслеживания момента исчерпания сотрудником лимита дней нетрудоспособности, оплачиваемых государством, ориентируясь на конкретные ситуации, тщательно рассмотренные в соответствующих законодательных актах.
  2. Использование сохраненного больничного листа предоставляет вам возможность быстро и легко отследить то, как работник соблюдал срок передачи искомого документа, установленный по закону (полгода с момента закрытия).
  3. При условии, что больничный лист, полученный после того, как работник вернулся к трудовой деятельности, будет зарегистрирован, его впоследствии будет просто найти в архиве при условии, что необходимо будет передать больничный лист в Фонд социального страхования при запросе от данной организации.
  4. Используя журнал, работник, трудящийся в кадровом отделе организации, сможет точно высчитать, на какое количество дней гражданину, заболевшему и взявшему больничный в период отпуска, нужно будет продлить ежегодный оплачиваемый отпуск.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа 83

Существуют общие рекомендации, которые могут помочь вам с тем, чтобы правильно вести данный журнал

Иными словами, перечисленные выше пункты особенную значимость будут иметь для сотрудников отдела кадров, которые отвечают за общее делопроизводство организации, и для которых очень важно правильно организовать учет. Потому-то журналам учета больничных листов и следует уделять особенно пристальное внимание.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа 108

Журнал интересующего нас типа можно вести как от руки, так и в печатном виде, как вам больше будет удобно

Форма и бланк заполнения журнала учета больничных листов: образец

Заполнение журнала регистрации листов нетрудоспособности, приносимых работниками, которые недавно находились на больничном, каждый работодатель может вести в свободной форме, так как по закону никакого определенного бланка или никакой конкретной системы для этих целей не установлено.

Получается, сотрудники отдела кадров могут разработать собственный, удобный именно для них вид журнала. Мы предлагаем вам воспользоваться образцом стандартного типа, используемым многими организациями, который вы впоследствии сможете использовать или дополнять так, как вы хотите.

Читайте так же:  Что такое завещательный отказ?

Давайте рассмотрим составление сторон такого журнала в нижеследующей инструкции.

Инструкция: как правильно оформить журнал учета больничных листов для какой-либо организации

Шаг № 1 – подготавливаем титульную страницу журнала

Итак, в первую очередь нам нужно будет оформить титульную страницу нашего журнала, которая будет располагаться в самом начале данного «сборника» сведений. Именно по этой странице люди, которые никогда ранее не видели искомый журнал в глаза, смогут понять, что именно они держат в руках.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа 153

Примерный способ оформления титульной страницы журнала по учету больничных листков

Итак, оформляя титульную страницу, вы должны использовать сведения, касающиеся следующих важных аспектов, указанных в таблице ниже.

Таблица 1. Какие сведения нужно указать на титульной странице журнала по учету больничных листов

Данные, идентифицирующие организацию Так, в первую очередь нужно сказать, что журнал не может вестись просто, как какой-то документ, обособленный от организации. Следовательно, на титульной странице нужно указать не только то, что же это за журнал-то такой, но и также идентифицирующие организацию сведения:
Обозначение документа Конечно, после того, как мы обозначили, к какой организации принадлежит искомый журнал, можно обратиться и к обозначению самого документа, а именно, указать его название. В нашем случае оно звучит официально как «журнал учета листков нетрудоспособности».
Период ведения документа Чтобы было удобно осуществлять поиск сведений о конкретных бланках, необходимо вначале журнала также указать:

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа 88

Больничный может быть выдан на разный срок

Как видите, заполнение титульной страницы – процедура простая и понятная. При желании вы можете добавить в эту часть журнала еще какие-либо сведения, однако перегружать ее не нужно, ведь титульная страница нужна только для обозначения основной информации.

Шаг № 2 – заполняем левую часть страницы в виде таблицы

Итак, мы переходим к заполнению основного разворота журнала, состоящего из двух частей:

  • левой стороны;
  • правой стороны.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа 150

Каким образом примерно нужно заполнить левую часть страницы журнала по учету листков нетрудоспособности

Все сведения и с той и с той стороны будут оформляться в виде таблицы. Пример вы можете видеть выше в данном шаге.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа 54

Больничные листы содержат важную для сотрудника и работодателя информацию, которую обязательно нужно принимать во внимание при определении, например, количества выплат за больничные дни, и прочих нюансов

Таблица 2. Сведения, вносимые в левую часть основного разворота журнала для регистрации листков нетрудоспособности сотрудников какой-либо организации

Сведения о лице, предоставившем компании-работодателю листок нетрудоспособности Итак, в первой графе будут идти данные о работнике, листок нетрудоспособности которого вы регистрируете. Вот, какие сведения нужно будет слюда внести:
Табельный номер Сразу же следом за первым столбцом, в который мы внесли основные данные о гражданине, должен идти второй, внутри которого мы будем записывать табельный номер.
Общий столбец с информацией о листке нетрудоспособности Итак, в следующий общий столбец, поделенный на три более маленьких столбца, необходимо записать сведения, касающиеся непосредственно самого листка временной нетрудоспособности. Речь идет о внесении таких сведений, как
Читайте так же:  При рефинансировании ипотеки налоговый вычет сохраняется? Правила расчета

Заполнять данную сторону также будет намного проще, если организовать ее содержимое именно в таком порядке, какой был нами указан, поэтому, вы можете использовать данный образец с уверенностью, что впоследствии работать с журналом вам обязательно будет удобно.

Шаг № 3 – вносим сведения в правую сторону основного разворота журнала

Итак, теперь перейдем к рассмотрению того, как именно нам нужно заполнить правую сторону разворота журнала для регистрации и учета больничных листов.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа 152

Как примерно надлежит оформить правую сторону основного разворота журнала

Таблица 3. Какие данные нужно внести в журнал на его правом развороте

Данные об учреждении, выдавшем листок Учреждение, которое выдало листок нетрудоспособности, будет отмечено в искомом документе. Поэтому, вы просто сможете переписать из него все данные непосредственно в журнал. При условии, что у медицинской организации в названии имеются какие-либо сокращения, можно писать сокращенно, главное, чтобы было понятно, в каком учреждении гражданин получил справку о том, что может некоторое время не работать.
Вид нетрудоспособности Во втором столбике нужно указать, по какой причине гражданину был выдан листок нетрудоспособности. Смотреть диагноз также нужно будет непосредственно в предоставленном сотрудником документе. Так, например, там вы можете указать, что сотрудник отсутствовал ввиду:
Период нетрудоспособности Данный столбец также нужно поделить на две секции, в которых будет обозначаться:
Общее количество дней нетрудоспособности Общее количество дней нетрудоспособности высчитывается легко при определении даты начала больничного и его окончания. Общее количество этих дней, собственно, и нужно указать в искомом столбике, без всяких дополнений, просто цифрой.
Примечание Этот столбец нужно сделать в журнале, как говорят, на всякий случай, так как он может вам понадобиться для внесения каких-либо особых сведений или дополнений к другим столбцам.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа 124

Листок нетрудоспособности выдают непосредственно в медицинском учреждении, в котором проходит лечение сотрудник

Обратите внимание: вы имеете право на то, чтобы самостоятельно определять, что же будет включено в графы оформляемого вами журнала. Если вам будет удобно вести его как-либо иначе, пожалуйста, делайте так, порой индивидуально созданная система учета оказывается куда более удобной и эффективной.

Особенности ведения и хранения журнала учета больничных листов

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Согласно букве закона, при условии, что работодатель принимает решение о ведении таких журналов (а как вы помните, оно добровольное), он берет на себя соответствующую ответственность, которая будет касаться непосредственно длительности хранения данного сборника сведений. Так, по закону обязательной срок хранения таких журналов регистрации больничных листов будет составлять 5 лет.

Журнал рекомендуется держать в месте, защищенном от влажности и посторонних глаз, а страницы внутри него нумеровать, дабы исключить путаницу и возможность незаметного удаления одной из страниц.

После того, как данный сборник сведений будет окончательно подготовлен, необходимо будет его прошить, и на прошивке установить листочек с:
  • штампом;
  • указанием количества листов, содержащихся в журнале.
Читайте так же:  Условия получения субсидии на открытие и развитие малого бизнеса

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа 94

Вот такой листок можно крепить на прошивке, не забывая указать на нем основные и дополнительные сведения, а также обязательно проставить штамп организации

Искомые действия можно отнести к общему порядку хранения и учета документации кадрового типа. При условии, что руководитель отдела кадров или руководитель организации, принявший решение о ведении данного журнала, сочтет нужным установить иной порядок хранения и учета данной документации, он имеет право на его воплощение в жизнь.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа 98

Ответственность за неведение журнала учета больничных листов

Подведем итоги

Журнал учета больничных листов – важный сборник сведений, содержащий данные о том, какой сотрудник, по какой причине находился на больничном, сколько он отсутствовал на рабочем месте и прочие дополнительные нюансы. Иметь в распоряжении такой журнал порой оказывается очень полезно, так как его наличие значительно упрощает проведение множества процедур учетного и иного типа, проходящих в отделе кадров. При условии, что вы являетесь сотрудником упомянутого подразделения, и начальство дало вам задание разработать журнал, можете воспользоваться представленными нами выше шаблонами, поверьте, они будут вам удобны.

Читайте полезную информацию, о правилах выдачи больничного листа, а также порядок оформления и сроки выдачи, в нашей новой статье.

[1]

Видео – Учет больничных

Основная задача журнала учета больничных листов — упорядочить существующую документацию и придать журналу юридическую силу. Журнал учета больничных листов – необязательный документ. Работодателю только рекомендуется его вести. Поэтому любые претензии по поводу отсутствия этого документа нелегитимны.

Содержимое устанавливает приказ руководства. К нему прилагает инструкция по ведению отчетной формы для кадровиков. Организация может использовать макеты, изготовленные фирмами, которые работают с канцелярией, или создать журнал самостоятельно.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа 50

Порядок ведения отчетной формы закреплен законодательно. Несоблюдение этого порядка приведет к тому, что документ потеряет юридическую силу. Для его заполнения можно воспользоваться следующей инструкцией:

  1. Нужно полностью указать на титульном листе название организации, которая регистрирует листок временной нетрудоспособности.
  2. Затем подписать документ следующим образом: «Журнал учета больничных листов».
  3. Следующий шаг – обозначить даты открытия и закрытия журнала.
  4. Последнее – указать регистрационный номер лица, которое производит страховые взносы.

Правила, перечисленные ниже, также обязательны к соблюдению:

  1. Работодатель сам выбирает форму журнала. Она может быть печатной или электронной.
  2. Журнал учета нужно прошить, а страницы пронумеровать. Там же следует указать, сколько страниц в документе прошито и пронумеровано. Подпись руководителя скрепляется печатью предприятия. Последнее делают только при ее наличии.
  3. Заполнять журнал можно только с помощью черной гелевой или перьевой ручки.
  4. Информацию нужно записывать разборчивым почерком, помарки недопустимы, как и использование корректора. Графа «Примечания» нужна, чтобы заверить подписью исправления или указать записи, которые недействительны.

Структура документа и сведения, содержащиеся в нем

Если наниматель принял решение о ведении данной отчетной формы, то руководству следует изучить ее структуру. Одна страница или разворот имеют вид таблицы. В столбцы последней записывается информация.

Читайте так же:  Какие выплаты положены за второго ребенка?

Следующие графы должны быть в журнале учета больничных листов в обязательном порядке:

  1. Номер листка временной нетрудоспособности.
  2. Название медицинской организации, которая выдала больничный лист.
  3. Период, в течение которого сотрудник был нетрудоспособен.
  4. Дата сдачи документа работодателю.

При внесении данных из больничного листа следует заверить факт приема документа. Для этого нужны две подписи: ответственного лица и сотрудника, который предоставил медицинский документ.

В структуру отчетной формы допустимо добавлять новые строки и столбцы. Делать это следует только в случае необходимости: из-за специфики работы предприятия. Это возможно благодаря тому, что законом не установлены строгие рамки или ограничения.

Ниже приведен образец заполнения разворота журнала на примере книги регистрации листков нетрудоспособности. Форма этого документа: 036/у. Все строки, следующие после первой, заполняются аналогичным образом. Если для заполнения поля нет данных, в нем ставится прочерк.

№№ п/п № листка нетрудоспособности, выданного данным лечебным учреждением № листка нетрудоспособности, выданного другим лечебным учреждением Фамилия, имя, отчество больного Возраст Адрес больного Место работы и выполняемая работа
первый продолжение первый продолжение
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 12232-90 12232-98 Иванов Иван Иванович 40 лет ул. Ленина д. 20 кв. 99 КП Водоканал №7, сантехник

Заполнение второй страницы представлено ниже.

Диагноз Фамилия врача Освобожден от работы всего календарных дней освобождения от работы Отметка о направлении больного в другие лечебные учреждения
первичный заключительный выдавшего листок нетрудоспособности закончившего листок нетрудоспособности с какого числа по какое число
10 11 12 13 14 15 16 17
Пневмония Пневмония Петров П.П. Васильев В.В. 1.07.2013 15.07.2013 14

Если у сотрудника организации несколько мест трудоустройства, то гражданин имеет право получить выплаты в двух (и более). В медицинской организации он получает одновременно два (и более) листков нетрудоспособности и должен предъявить каждый по соответствующему месту трудоустройства.

В этом случае лицевая сторона каждого больничного листва дополнена пометкой в правом верхнем углу. Это должна быть либо запись «основной», либо «внешнее совместительство». Первая делается на документе, который следует предъявить по основному месту работы, вторая — на листке нетрудоспособности, предъявляемом в месте работы по совместительству.

Графа 9 также дополняется либо записью «основной», либо «внешнее совместительство».

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец журнала учета больничных листов

О больничном листе

Руководство может начать оформление выплат только после того, как сотрудник вышел на работу и предъявил руководству листок временной нетрудоспособности.

Для предоставления необходимого документа у сотрудника есть шесть месяцев с того момента, когда больничный будет закрыт. Под днем закрытия подразумевается дата, которая написана в поле «Приступить к работе с». В частных случаях это может быть день, который следует за датой, отмеченной в графе «По какое число» (в таблице «Освобождение от работы»).

Регистрация листков временной нетрудоспособности в предприятии или у ИП реализуется посредством внесения информации в журнал.

Ответственность за выплату пособия по временной нетрудоспособности несет наниматель. Обязанность последнего – расчёт и назначение сотруднику, который предъявил листок о временной нетрудоспособности, денежного пособия. Затем наниматель может получить возмещение за все дни болезни после первых трех. Для этого ему нужно обратиться в службу ФСС.

Читайте так же:  Средняя зарплата в России

Оплата происходит иначе в рамках пилотного проекта ФСС (действует только в некоторых регионах РФ). Нужно уточнить, что за первые три дня болезни сотрудника наниматель платит пособие в обычном порядке, и только остальная часть оплаты производится отделением ФСС.

Для расчета суммы выплат следует опираться на среднюю заработную плату сотрудника за два последних года. Это должны быть два календарных года до болезни (т.е. до момента наступления страхового случая). Существует ограничение по максимальным выплатам, но наниматель имеет право сделать доплату до средней заработной платы (в дополнение к пособию).

Вычисление минимальной оплаты производится исходя из МРОТ.

Чтобы рассчитать выплаты по больничному для сотрудника, принятого на работу меньше чем два года назад, работодатель должен опираться на средний заработок, который тот получал у предыдущего нанимателя. Для этого нужно предоставить нанимателю справку о заработке с предыдущего места работы.

Если в регионе действует упомянутый выше проект Фонда социального страхования, минимальный срок выплаты пособия составляет 15 календарных дней. Эта цифра может увеличиться, если наниматель передаст данные для выплаты в срок больше, чем пять календарных дней, или отделение ФСС не сможет своевременно принять положительное решение о выплате.

Согласно Трудовому кодексу РФ, если наниматель не выплатил пособие в установленный срок, ему придется оформить работнику компенсацию.

Больничные выплаты перечисляются на банковский счет сотрудника или оплачиваются из кассы в день выдачи зарплаты. Из пособия, как и из зарплаты, удерживается НДЛФ.

Организация обязана сохранять все листки временной нетрудоспособности в течение как минимум шести лет, так как этот документ имеет отношение к страховым службам. Под началом срока понимают момент окончания расчетного периода, в котором больничные листки поступили от работников. Для ИП срок хранения аналогичен. Из всего вышесказанного следует, что срок хранения журнала для регистрации больничных листов тоже составляет шесть лет.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Давыденко, Дмитрий Как избежать судебного разбирательства. Посредничество в бизнес-конфликтах / Дмитрий Давыденко. — М.: Секрет фирмы, 2014. — 168 c.
  2. Оксамытный, В. В. Общая теория государства и права / В.В. Оксамытный. — М.: Юнити-Дана, 2011. — 512 c.
Журнал учета больничных листов: образец заполнения документа
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here